מדריך בחירה
חדר נתונים וירטואלי מציע מספר רב של תכונות אבטחת מסמכים שמגנות על המסמכים ועל המידע הרגיש של הארגון. התכונות לאבטחת מסמכים הנן רבות, החל מסימון מים ועד
סימני מים דינמיים (Dynamic Watermarks)
סימני מים דינמיים מוטבעים באופן אוטומטי על כל מסמך שהורד מחדר הנתונים הווירטואלי. סימן המים יכול להכיל את תאריך ההורדה, את שם הפרויקט, את שמו של האדם שהוריד את המסמך ואף את כתובת ה-IP שלו.
תפוגת מסמך
תכונת הבטחה זו, המכונה לעיתים “השמדה עצמית” או “השמדה מרחוק”, מאפשרת לבטל בכל רגע נתון את זכות הגישה למסמך, אפילו לאחר שהמשתמש כבר הוריד את הקובץ. תכונת זו להגנת מסמך עוזרת למנוע הפצה בלתי רצויה.
צפייה מוגבלת
תכונת אבטחה שמאפשרת לחסום חלקים מהמסך בזמן צפייה במסמך בדפדפן. דבר זה עוזר למנוע פריצות אבטחה כגון צפייה במקומות ציבוריים, התקפות מבוססות מצלמה, או לכידת מסך (screen capture).
הצפנת 256 סיביות SSL
הצפנת 256 סיביות AES SSL הוא כלל הזהב עבור עסקאות בנקאיות אונליין ומסחר אלקטרוני. במהלך העברת נתונים אל חדר הנתונים הווירטואלי וממנו או בזמן הצפנת המידע, וכן בזמן שהמידע מאוחסן ב-VDR, חשוב לשאוף לסטנדרט הגבוה ביותר.
הגבלות גישה למסמך
המדיניות של אבטחת מסמכים מאפשרת לפרט רמות הגנת מסמך מותאמות אישית. עבור כל מסמך שנמצא בחדר הנתונים הווירטואלי ניתן לפרט את זכויות הצפייה, השיתוף, העריכה, או ההורדה של המסמך המקורי או עם סימן מים. ניתן גם להגביל את המקש Print Screen. ניתן לפרט את זכויות הגישה למסמך של כל משתמש בודד בחדר הנותנים הווירטואלי.
גיבוי נתונים
גיבוי נתונים מוסיף עוד שכבה לאבטחת מסמך, ומבטיחה שמסמכים שהועלו לחדר הנתונים הווירטואלי לא יאבדו או יושמדו. תבחרו חדר נתונים וירטואלי שמציע גיבוי בזמן אמת באמצעות מנהרות VPN.
סריקת וירוסים
חדר נתונים וירטואלי סורק באופן אוטומטי את כל המסמכים שהועלו בחיפוש אחר וירוסים או פגמים אחרים. רוב חדרי הנתונים הווירטואליים יימנעו העלאת קבצים פגומים.
On שמור הצפנה/On פתח הצפנה
On פתח הצפנה (On open encryption) יצפין את המסמך באופן אוטומטי בעת פתיחתו, על מנת למנוע גישה בלתי מורשית על גבי רשת לא מאובטחת. On שמור הצפנה (On save encryption) יוודא שהמסמכים מוגנים בזמן שהם מאוחסנים, ובו בזמן יהיו בלתי קריאים עבור גורמים בלתי מורשים.
חדרי נתונים וירטואליים ממוקמים במרכזי נתונים מאובטחים פיזית באמצעות אמצעי הגנה רבים אשר מגבילים את הגישה למידע חסוי.
אישור SOC 2
SOC 2 הנו אישור עבור מרכזי נתונים המעיד על שיטות עבודה פנימיות טובות ביותר בנוגע לאימות האבטחה והזמינות והפרטיות של מאגר הנתונים הווירטואלי שלכם.
אישור ISO 27001
ISO 27001: 2013 הוא האישור הבינלאומי המחמיר ביותר עבור אבטחת מידע במגזר טכנולוגיית המידע. תקן זה מבטיח שאמצעיי פיקוח ראויים עוזרים למנוע סיכוני אבטחה או נקודות תורפה.
אישור SSAE 16
The Statement of Standards for Attestation Engagements 16 ( – SSAE 16הצהרת התקנים עבור התקשרויות לעדות) הוא מן התקנים המחמירים ביותר, והוא דורש ביקורת של אמצעי בקרה פנימית על דיווח פיננסי. משמעותו של אישור SSAE 16, אשר לרוב נדרש עבור חדרי נתונים של מיזוגים ורכישות (M&A), היא שחדר הנתונים הווירטואלי עומד בתקנים התומכים באמנת SOX (Sarbanes-Oxley Act).
אבטחת מרכז נתונים
מרכזי נתונים משתמשים באבטחה פיזית, נהלי גישה מחמירים הכוללים מערכות אימות כניסה ביומטריים, שומרים חמושים ומשגיחים, כספות ותאים מאובטחים, עם גישה להספקת חשמל ללא הפסקות, מערכות גיבוי, ומערכות למניעת אש/הצפה באתרי מרכז נתונים.
מתן גישה לאנשים הנכונים הוא מרכיב אינטגראלי של כל פלטפורמה יעילה של חדר נתונים וירטואלי. יש לנהל את ההרשאות באופן קפדני ולטפל כראוי במתן ובהגבלת גישה. הנהלים והתכונות לאבטחת הגישה מונעים פרצות אבטחה וכניסות בלתי-מורשות או חוסמים את הגישה לחלקים מסוימים של מידע.
גישה מהתקנים ניידים
חדר נתונים וירטואלי יכול, באמצעות יישומים ייחודיים, לספק שליטה על נגישות למסמכים מאובטחים דרך התקנים ניידים.
אימות באמצעות מספר גורמים (Multiple Factor Verification)
תכונת אבטחת גישה זו מהווה רמת הגנה נוספת בכך שהיא דורשת ממשתמשים לאמת את זהותם באמצעות התקן אחר כדי לקבל גישה לחדר הנתונים. צעד זה מונע גישה לחדר הנתונים באמצעות התקנים שנפרצו או נגנבו.
הרשאות קבוצתיות
הבעלים של חדר הנתונים הווירטואלי יכול ליצור קבוצות עם מספר רמות הרשאת כניסה מוגדרות מראש. תכונה זו מסייעת בניהול המשתמשים וגם מוסיפה עוד שכבת אבטחה.
מספר רמות של הרשאות משתמש
מנהלי מערכת יכולים להגדיר רמות גישה למסמכים הן עבור משתמשים שונים והן עבור קבוצות משתמשים, מה שמשפר את מידת האבטחה של חדר הנתונים ומאפשר מעקב אחר הפעילות המתבצעת בו.
גישה פרטנית (Granular Access)
מנהל המערכת של חדר הנתונים הווירטואלי יכול לאפשר גישה פרטנית או על בסיס תפקיד. הגדרות הגישה הפרטנית מאפשרות לקבוע מי זכאי לגשת לכל אחד מהקבצים או התיקיות על בסיס תפקידו של המשתמש בעסקה מסוימת או על פי מעמדו בחברה.
אימות כפול (Two-Factor Authentication)
אימות כפול מספק רמת הגנה נוספת. משתמשים יכולים להתחבר באמצעות סיסמה וקוד ייחודי שנשלח לטלפון הנייד שלהם.
חדר הנתונים הווירטואלי מספק יכולות מקיפות של דיווח ומעקבי ביקורת אחרי כל פעולה או פעילות שמתרחשות בתוך חדר הנתונים. מנהלי מערכת יכולים לעקוב אחר כל פעילות שקשורה לקבצים.
יומני ביקורת
יומן ביקורת הוא רשימה כרונולוגית של כל דבר שהועלה, נצפה או הורד בתוך חדר הנתונים הווירטואלי. כל הפעולות הקשורות לקבצים נרשמות כולל צפייה, הורדה מאובטחת, הדפסה, והורדה.
דוחות חדר נתונים מפורטים
כל כניסה וכל פעילות שנערכת בחדר הנתונים הווירטואלי מקבלת חותמת זמן ומתועדת. בתום פרק זמן מוגדר דוחות הביקורת האוטומטיים נשלחים למנהל המערכת, אף זאת באופן אוטומטי.
בקרת גרסאות מסמך
בקרת גרסאות מסמך מאפשרת למנהלי מערכת לפקח על שמירה אוטומטית של הגדרות מסמך. בכפוף להגדרות, משתמשים יכולים לעקוב אחר כל שינוי שנעשה במסמך באמצעות היסטוריית גרסה (version history) וכך תמיד תהיה בידים הגרסה האחרונה של המסמך.
הודעות
בכפוף לרמות ההרשאה שלהם, מנהלים ומשתמשים של חדר נתונים וירטואלי יכולים לקבל הודעות בקשר לעדכון מסמכים או כאשר מועלים קבצים חדשים.
התכונות של ממשק המשתמש עוזרות לפשט ולזרז משימות שגרתיות, וגם למזער למינימום את עקומת הלמידה של משתמשים.
אתר אינטרנט ממותג
חפשו את הספק שמאפשר, באמצעות ערכות צבעים וסמלי החברה שלכם, להתאים אישית את המראה והתחושה של חדר הנתונים הווירטואלי שלכם.
העלאות בצובר (Bulk Uploads)
העלאות והורדות בצובר מאפשרות לייבא או לייצא בבת אחת מספר רב של קבצים או תיקיות. חפשו את הספק שאינו מגביל את גודל הקובץ שניתן להעלות.
אפשרות גרירה ושחרור (Drag and Drop)
הפונקציה גרירה ושחרור מאפשר למשתמשים למעשה “לתפוס” קבצים מההתקן שלהם ולשחרר אותם אל תוך חדר הנתונים הווירטואלי כדי להעלות אותם באופן אוטומטי.
חיפוש טקסט מלא (Full Text Search)
יכולת חיפוש טקסט מלא תיתן לכם את היכולת לחפש בקלות באמצעות כותרות מסמך, מטה-תגים (meta-tags), ותוכן על פי מילות מפתח ספציפיות הקשורות לחיפוש, אפילו במסמכים סרוקים.
קישור במסמך (In Document Linking)
מאפשר למשתמשים להטמיע קישורים ממסמך מסוים אל מסמך אחר, וגם לשתף משתמשים אחרים בקישורים אל תכנים של חדר נתונים.
אינטגרציה עם Microsoft Office
אינטגרציה עם Microsoft Office תאפשר למשתמשים לגשת בצורה חלקה לחדר הנתונים הווירטואלי ולאחסן בו קבצי Word, Excel, ו-PowerPoint.
מדור שאלות ותשובות
מדור שאלות ותשובות (Q&A) הוא החלק של חדר הנתונים הווירטואלי שבו המשתמשים יכולים להציג שאלות למשתמשים אחרים, או למנהלי חדרי נתונים, בקשר לכל מסמך הנמצא בחדר הנתונים. חדרי נתונים וירטואליים מתקדמים יותר מציעם גם את האפשרות ליצור מדור שאלות ותשובות סטאטי, שבו משתמשים יכולים לקבל תשובות על השאלות הנפוצות ביותר.
גלילה במציג מסמכים (Scroll-Through Document Viewer)
פונקציה זו מאפרת לנוע בתיקייה על ידי גלילה דרך המסמכים שבה בעוד מסמך אחד נותר פתוח. תכונה זו חוסכת זמן רב למשתמשים שצריכים לבדוק תיקיות שמכילות מאות מסמכים.
באמצעות פלטפורמה מאובטחת לניהול עסקה, כל התקן יכול להפוך באופן מיידי לחלל עבודה. באמצעות פורטלי הרשאות, קבצים שקיימים באופן מאובטח בחדר הנתונים הווירטואלי זמינים מיידית לכל צד המשתתף בעסקה. הודעות בזמן אמת מספקים עדכונים מהירים על פעילות שנעשתה לאחרונה בקשר לעסקה.
אפליקציות iPad ו-iPhone
תכנון הפלטפורמה של חדר נתונים וירטואלי צריך לאפשר עבודה עם מכשירים נפוצים, כגון מחשבים, טאבלטים וטלפונים חכמים, ולהתחשב ספציפית בסוג זה של התקנים.
תמיכה במספר התקנים
מספר חדרי נתונים וירטואליים מקיימים שותפויות עם יישומי פרודוקטיביות, אולם ספקי חדרי נתונים וירטואליים מתקדמים יותר מציעים למשתמשים שלהם אפליקציות ייעודיות עבורiOS, Android, Blackberry, ו-Windows.
ממשק התקן נייד
ממשק התקן נייד מותאם יאפשר למשתמשים לגשת בקלות מההתקנים הניידים שלהם למסמכים ולקבצים אחרים שבחדר הנתונים הווירטואלי.
תמיכה במספר שפות
ממשק משתמש רב-לשוני עוזר למשתמשים ממדינות שונות לגשת לחדר הנתונים הווירטואלי בשפתם, בעוד שספקים מתקדמים יותר של חדרי נתונים וירטואליים מציעים גם את האפשרות ליצור אינדקס מסמכים רב-לשוני.
לא מחייב Plugins
על חדרי נתונים וירטואליים לאפשר העלאת מידע וצפייה בו ללא צורך להתקין כל יישום נוסף או plugins של צד שלישי.